Macro Pada Excell

SURAT NIAGA

by : Indah Rachmawati

Dengan perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, pengetahuan akan surat-menyurat atau korespondensi memang tidak terlalu banyak mendapat perhatian dari masyarakat. Banyak dari kita yang tidak mengetahui bila surat-menyurat mempunyai jenis surat yang berbeda untuk setiap bidang. Dalam bidang perdagangan atau perniagaan dikenal dengan istilah surat niaga. Apakah surat niaga itu dan apa saja jenis-jenis surat niaga? Berikut ini penjelasan mengenai jenis jenis surat niaga.

Surat niaga adalah surat yang umumnya digunakan untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Oleh karena itulah, surat niaga juga biasa disebut dengan surat bisnis. Surat niaga ini dikelarkan oleh perusahaan atau badan usaha lainnya untuk mempermudah kegiatan usahanya. 

Surat niaga terdiri 

dari berbagai macam jenis, 

antara lain:

1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak lain yang dituju.

Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang ditawarkan, keunggulan produk, perurahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga produk, bahkan promo.

Informasi tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :

1)     nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

2)     gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yangdipakai

3)     pekerjaan/projek yang pernah ditangani

4)     harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

5)     khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri

6)    Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan NomorPokok Wajib Pajak (NPWP). Contoh Surat Perkenalan Usaha

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perussahaan penjual yang berisi tentang permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. surat ini biasanya berisikan permintaan secara merinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan lain sebagainya.

Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembelimenanyakan :

1)   nama dan jenisbarang

2)   cirri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas,kapasitas dan lain-lain

3)   harga satuan

4)   potongan

5)   brosur

6)   cara pembayaran

7)   cara penyerahan

8) kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi,   danlain- lain yang merupakan layanan penjual (after sales service)

3. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. Surat penawaran dapat dibedakan atas dua macam :

1)   Penawaran atas inisiatif penjual

Surat penawaran yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyai kedudukan yang lemah karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. Dari segi penyusunannya, surat penawaran atas inisiatif penjual lebih menguntungkan karena di dalam surat ini penjual dapat dengan leluasa mempromosikan barang atau jasa yang ditawarkannya.

2)   Penawaan sebagai balasan surat permintaan penawaran.

Penawaran yang merupakan balasan dari suratpermintaan penawaran, isinya surat penawaran itu terikat dan terbatas hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli. Contoh Surat Penawaran

4. Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon pembeli. Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dansopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :

1)   Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.

2)   Jurnlah atau banyaknya pesanan.

3)   Cara pembayann.

4)   Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.

5) Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba). Contoh Surat Pesanan

5. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibaut oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman. Contoh Surat Konfirmasi Pesanan

7. Surat Penolakan Pesanan

Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisialasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dansopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.

Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).

Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan duamaksu di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis dengan barang yang dipesan. Contoh Surat Penolakan

8. Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang

Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia olehpihak yang memberi kepada pihak yang meminta.

Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan(pihak kedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensidari bank atau perusahaan lain(pihak ketiga untuk rnengetahui kredibilitas ataucredit worthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak. Contoh Surat Referensi Dagang

Terimakasih, Semoga bermanfaat❤

Referensi : https://surat.porosilmu.com/2017/07/pengertian-dan-jenis-jenis-surat-niaga.html